31/10/2016

¡La importancia de la Gestión Documental!

La Gestión Documental tiene un papel muy importante en la gestión de cualquier organización. En este sistema de gestión, se guardan todos los documentos de la organización, documentos de calidad, como pueden ser manuales, procedimientos, normas, entre otros, permitiendo una gestión de documentos tecnológicamente avanzada, flexible e integrada.

Respecto a las normas:

 

UNE EN ISO/IEC 17025

 

“El Laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para controlar todos los documentos que forman parte de su sistema de gestión, tales como reglamentos, normas, otros documentos normativos, métodos de ensayo y/o calibración, así como figuras, soporte lógico (software), especificaciones, instrucciones y manuales”

ISO 9001

Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados”

ISO 14001

“Los documentos requeridos por el sistema de gestión ambiental y por la presente Norma deben ser controlados.

La organización debe establecer, implementar y mantener los procedimientos”

También las normas UNE EN 15189 y UNE EN ISO/IEC 17020, determinan el control de documentos.

¿Qué información necesitamos?

¿Controlamos que nuestros documentos sean validados?¿Es posible buscarlos fácilmente?¿Se toma conocimiento de su existencia?¿Es posible saber si han sido consultados o si se ha accedido?¿Sabemos qué documentos son los más visitados?
¿Es posible consultar las versiones anteriores?
¿Podemos controlar quién puede ver cada documento?


Control y consulta de información

¿Quién consulta información?
¿Qué nuevos documentos tenemos?
¿Cuáles son los documentos más/menos consultados?
¿Sabemos si la persona X ha tomado conocimiento de la norma?

 

El sistema de Gestión Documental de Ambidata®, está estructurado para responder y mantener el control de documentos de cualquier organización.


ALGUNAS FUNCIONALIDADES 

Definición de niveles de acceso


Notificaciones enviadas por email

Definir periodos de revisión de documentos

Configuración de workflows de aprobación avanzados

Conexión con otros documentos

Acceso web a la gestión documental


Revisión de documentos

Integración de la Gestión Documental

Documento emitido para su revisión

Inserción de comentarios

Foros de discusión

Control de las fases del proceso de revisión

Claves del documento Check-Out - Emitido

Búsqueda de contenido del documento

Búsqueda de contenido Office

Búsqueda contenido PDF

Búsqueda más intuitiva

Búsqueda más rápida (Índices y tablas de contenido)

Integración con Office

Insertar/Editar contenido en ficheros Office en la Gestión Documental

Insertar contenido dinámico

Propiedades base y propiedades “extended” ficheros Office para editar contenido personalizado

Tel.: +34 91 101 77 27
 









Ana Luisa Santos
Mkt & Media

Ambidata® 2016